Nie ma w naszym państwie chyba dziedziny w której nie była by ważna cała „papierologia”. Tak też jest jeżeli idzie o szkolnictwo. Tutaj również natknąć się możemy na różnego rodzaju dokumenty, które są przechowywane w sekretariacie szkolnym. Co tak naprawdę składa się na te dokumenty?
Legitymacja
Legitymacja szkolna jest jednym z podstawowych dokumentów jakie posiada każdy uczeń. Dzięki nim dokładnie wiadomo z jakiej szkoły jest dane dziecko. Dodatkowo, poza szkołą, służy ona dzieciom do uzyskania zniżek na komunikację miejską oraz międzymiastową (PKP, PKS i inni przewoźnicy) oraz, rzadko, do określenia ich wieku. Jest ona jednak niezbędna na terenie szkoły. Wzór oraz rodzaj danych wpisywanych do legitymacji szkolnej są identyczne dla wszystkich uczniów w kraju i określone odgórnie przez rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej. Ponieważ rozporządzenia te z czasem ulegają zmianom, warto zamawiać gilosze legitymacji w sprawdzonym wydawnictwie edukacyjnym, takim jak EduLex, aby mieć pewność, że dostaniemy dokumenty aktualne i zgodne z polskim prawem.
Dokumenty pracownicze
W sekretariacie bardzo często są przetrzymywane wszystkie dokumenty związane z pracownikami danej placówki. Najczęściej każdy pracownik były i obecny posiada swoją teczkę w której zamieszczone są wszystkie najważniejsze informacje o nim. Jest to o tyle ważne, że dzięki nim pracodawca dokładnie wie na jakim etapie awansu jest dana osoba oraz jakie ma kwalifikacje.
Dokumentacja szkolna
W każdej szkole musi się również znajdować dokumentacja, która przede wszystkim dotyczy spraw bieżących. Można natknąć się więc na:
- dokumenty związane z zamówieniami czy to żywności czy wyposażenia,
- dokumenty dotyczące danego budynku,
- dokumenty związane z płacami,
- dzienniki zajęć, które są archiwizowane,
- oraz wiele innych.
Można więc śmiało stwierdzić, że dokumentacja szkolna jest bardzo obszerna a osoby, które muszą nad nią czuwać mają naprawdę skomplikowane zadanie. Dodatkowo należy pamiętać, że dokumenty szkolne muszą być zgodne z aktualnym prawem oświatowym, które co jakiś czas się zmienia, zatem szczególnie istotny jest wybór takiego dostawcy szkolnych materiałów, który na bieżąco dostosowuje je do kolejnych rozporządzeń MEN, jak wspomniane już wcześniej oświatowe wydawnictwo EduLex.
Warto zwrócić uwagę na to, że w związku z obowiązującymi na dzień dzisiejszy przepisami każda placówka ma obowiązek przechowywać wszystkie dokumenty przez określony okres czasu. Nic więc dziwnego w tym, że każda placówka edukacyjna posiada sporo pomieszczeń w których przechowywane są wszystkie najważniejsze dokumenty. Takie archiwum stanowi ogromne źródło informacji w praktycznie każdym temacie. Warto więc pilnować, aby nic mu się nie stało przez taki okres w jakim dane dokumenty muszą być przechowywane na danej placówce.